Kyocera: все самое необходимое для docflow – от МФУ до KSIM

От истории – к современности

Первую программную платформу для управления документами японская компания представила в 2007 году. Появление Managed Document Services (MDS) предвосхитило последующие тренды рынка. Направление показало свою актуальность и теперь полное название компании звучит как Kyocera Document Solutions, что подчеркивает ориентацию на обеспечение всесторонней работы с документами.

За время, прошедшее с нулевых годов, вендор развивал и продукты, и собственную экспертизу, которая также важна для корпоративных клиентов. Сегодня Kyocera Document Solutions предлагает рынку программные и аппаратные средства для построения docflow, а также, что важно, консалтинговую и сервисную поддержку по внедрению решений на основе данных компонент.

Документооборот как универсальное направление для оптимизации

Документооборот требует серьезного отношения. Docflow не является основной деятельностью современных компаний, но он есть в любой организационной структуре, вне зависимости от размера, формы собственности, вертикального рынка и других характеристик.

Оптимизация документооборота вполне способна привести к изменениям финансовых показателей, сравнимых с результатами «цифровой трансформации» (DX). Проблемы с документами (затянутое оформление, потеря бумаг) в современных условиях могут очень дорого обойтись компаниям. Только потери, связанные с задержками/утратами/длительным оформлением могут обходиться корпоративным заказчикам в суммы порядка 5% от прибыли, по данным Kyocera Document Solutions!

Заметим, что документооборот должен отвечать требованиям инфобезопасности, как и любые другие аспекты деятельности компаний. Любая утечка внутренней информации к конкурентам может привести к огромным убыткам. Кроме того, в современных условиях вектором хакерской атаки могут быть любые программы и аппаратные устройства, что требует защищенности и от платформ документооборота, и от принтеров с МФУ, подчеркивают в Kyocera Document Solutions.

Как выглядит современный docflow

Гибридность – парадигма для разных современных бизнес-процессов, в том числе, и для документооборота. Цифровая составляющая корпоративного docflow обязательно в той или иной степени будет дополнена физическими документами. Это могут быть официальные письма, командировочные удостоверения, чеки, путевые листы. Соответственно, их нужно сканировать (если они входящие) или печатать (если они исходящие). Как видно, МФУ является очень нужным компонентом для современной docflow, но, во-первых, служебным, во-вторых, далеко не единственным.

Через МФУ проходит только малая часть документов организации, которые, как и все остальные, должны продолжать существование в электронной форме. Прежде, чем осесть в архиве, документы должны пройти через ряд ответственных сотрудников, быть завизированы, отредактированы или подписаны, отдельные фрагменты из них должны быть перемещены в корпоративные информационные системы – ERP, CRM, BPM.

Разумеется, движение документов внутри компаний необходимо систематизировать, а обеспечение соответствующих процессов должно быть максимально автоматизировано-роботизировано. Для упрощения автоматизации и дальнейшего развития docflow внутри фирмы и нужны специализированные платформы, одной из которых, наиболее развитой и универсальной, является Kyocera Smart Information Management (KSIM).

KSIM: функции, возможности, преимущества

Основная особенность Kyocera Smart Information Management, важная для корпоративных заказчиков, состоит в том, что на этой интеллектуальной платформе можно построить законченную систему управления информацией как на предприятиях сегмента SMB, так и в крупных корпорациях. Заметим, что под «корпорациями» следует понимать и коммерческие компании, и организации других типов – госструктуры, некоммерческие объединения, ведь документооборот нужен всем.

После создания и внедрения интеллектуальной системы управления информацией, которая обеспечивает полный цикл процессов документооборота в компании, эффективность работы офисных сотрудников радикально увеличивается. KSIM способна обеспечить поддержку на всех этапах жизни документа, начиная от его создания и маршрутизации по сотрудникам и отделам, включая индексацию, обеспечение полнотекстового поиска, архивацию с дальнейшем контролем доступа, полный спектр работы с версиями (фиксация изменений, их замена/отмена и т.д.). При этом, на начальном этапе документ может быть в любой форме (электронной или бумажной), для KSIM — браузер или почтовая программа являются таким же источником документов, как сканер, многофункциональное устройство или файлохранилище. Для выполнения задач KSIM также может быть интегрирован с другими программными решениями Kyocera, например, с Capture Manager, который создан для захвата, предобработки и сохранения файлов.

Повседневные действия технического характера, занимающие тысячи человеко-часов, при работе с документами упрощаются/ускоряются, а во многом оказываются автоматизированы/роботизированы, то есть могут быть выполнены вообще без участия сотрудников. Кроме поддержки работы с документами, KSIM располагает базовыми функциями, которые позволяют организовать систему документооборота для большинства предприятий. Kyocera Smart Information Management позволит создать предопределенные рабочие процессы, а также имеет наборы функций для сопровождения документов на всех этапах жизни в docflow — можно добавлять комментарии, вносить изменения, при этом KSIM позволяет фиксировать каждое действие. Также можно производить утверждения документов, в том числе электронно, что важно в условиях внезапных локдаунов.

Разумеется, работе в новой системе сотрудников придется обучать, но в данном случае, процесс будет простым и быстрым, а потому, как следствие, дешевым. Kyocera Smart Information Management работает в ультрасовременной концепции «web-based», что обеспечивает нативный интерфейс и позволяет обеспечить единообразный доступ к функциям сотрудникам, работающим на «удаленке» или в режиме гибридной занятости.

Подводим итоги

KSIM – инструмент для оптимизации процессов работы с документами, экономии ресурсов компании и улучшения бизнес-метрик. Внедрение систем работы с документами на основе Kyocera Smart Information Management позволяет структурировать, упрощать и ускорять процессы работы с документами, параллельно повышая инфобезопасность, предотвращая возникновение ошибок и поднимая на качественно новый уровень управляемость. Высвободив ресурсы офисных служащих и работников front-офисов, компании увеличивают эффективность, ведь у сотрудников больше возможностей для выполнения основной бизнес-деятельности.